✅ Microsoft To Do Tutorial (2023) – einfach produktiv & effizient!
Mit Microsoft To Do behältst Du ganz einfach den Überblick über all Deine Aufgaben. Nichts mehr gerät außer Kontrolle. Wie To Do auch Dir helfen kann, produktiver & effizienter mit Deiner Zeit umzugehen, erfährst Du in diesem Tutorial.
▬ Inhalt ▬▬▬
00:00 Einleitung
00:23 Community-Umfrage
01:25 Was ist To Do und warum brauche ich es?
02:19 Voraussetzungen: Wie bekomme ich Microsoft To Do?
03:05 Die erste To Do-Aufgabe erstellen
03:45 Diese Listen brauchst Du wirklich: Geplant und Mein Tag
04:44 Geplant-Liste
06:15 Mein Tag-Liste
07:22 Hintergrund/Thema Deiner Liste ändern
07:54 Andere intelligente Listen (Wichtig, Alle, Abgeschlossen, Mir zugewiesen, Gekennzeichnete E-Mails)
10:07 Wichtige Einstellungen in To Do
10:46 Aufgaben-Eigenschaften anpassen
12:45 Tipp: Hashtags für To Do Aufgaben
14:03 Aufgaben durchsuchen
14:22 Eine eigene Aufgabenliste erstellen & Name anpassen
15:16 Listen gruppieren
16:03 Listen freigeben und Aufgaben zuweisen
16:56 Zusatztipp: Outlook E-Mails in Aufgaben umwandeln (+ Betreff ändern)
19:05 Unterschied: Outlook Aufgaben und To Do
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▬ Neue Videos ▬▬▬
Dienstag, 16.00 Uhr
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„Der Experte für digitale Effizienz“ (FOCUS Online),
Geschäftsführer, Ehemann, Vater, Senior-Consultant, MBA
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Comments
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Top zusammengefasst Marcel. Du hast diesmal sogar erwähnt, dass die Outlook-Aufgaben die Unteraufgaben/Teilschritte nicht anzeigen. Das ist wirklich ein großes Manko. In der Praxis ist die Arbeit bei mir auch ein Mix aus To Do und Outlook-Aufgaben (die Kalenderintegration ist einfach nice). Ich hoffe nur, dass To Do noch ein paar Features bekommt. Mir ist völlig unverständlich, warum es z.B. keine automatische Datumserkennung wie bei Todoist gibt (einfach "morgen" etc. in den Betreff der Aufgabe schreiben und schon ist die Aufgabe terminiert). Die große Stärke ist natürlich die Integration/Zusammenarbeit der ganzen M365 Tools.
Hallo , Danke für das Video, Du machst das wirklich toll. Ich war der Meinung, das Aufgaben im Outlook und im ToDo synchron und identisch sind. Also ich bin mir ziemlich sicher, das die Aufgaben, die ich in meinem Business Outlook anlege, diese werden auf meinen Mobilgeräten in der ToDo angezeigt, und umgekehrt. Natürlich mit dem gleichen MS Konto, danke .
Ok, man sollte das Video einfach erst mal bis zum Ende ansehen …. alles klar und danke
Gutes Video. Danke
Da höre ich schon viele fluchen, wenn Outlook keine Aufgaben mehr kann. Da werden wieder mal ein paar Tage Produktivität von Microsoft an den User geraubt, bis er sich an das neue Tool eingewöhnt hat.
Was ich nicht verstehe, wieso du den Aufgaben eine Fälligkeitsdatum vergibst.
Tragen die sich dann automatisch auch in Kalender ein?
Ich mache es immer so, dass ich fällige Aufgaben verbindlich in Kalender eintrage.
Dann werde ich auch erinnert.
Super Video. Ich ziehe wirklich viel daraus.
Super, herzlichen Dank für das Video. Ein großes Problem für uns, die Aufgaben sind keinen Projekten zugeordnet. Man schreibt sie zum Beispiel über Teams in die Liste, und bei To Do ist nicht ab lesbar, welchem Projekt die Aufgaben zugeordnet sind, geschweige denn, dass man danach filtern könnte. Gibt es da eine Lösung?
Vielen Dank für das Video. Ich nutze beide Varianten: to-do als auch Outlook. Ich arbeite auch mit Kategorien. In Outlook geht es. In to-do habe ich die Möglichkeit noch nicht gefunden. Ebenso die Verknüpfung mit OneNote. Die Lösung mit #Hashtag finde ich super. So kann ich der Aufgabe ggf. eine Auftrags- oder Projekt-Nr. zuordnen. Wenn ich dann mal den Status für einen Kunden oder Chef weitergeben will, sollte dies künftig schneller gehen.
To Do ist Scheisse! OneNote ist um Längen besser!
Danke für das gute Video. Leider ist ToDo für mich noch nicht nutzbar. Ich arbeite mit Outlook viel auf dem Smartphone, wenn ich hier in Outlook eine Mail zur Aufgabe mache, wird der Link zur Mai in ToDo nicht angelegt. Auch Anlagen werden nicht in die Aufgabe übernommen. So ist ToDo für mich zur Zeit nicht nutzbar. Microsoft muss noch einiges tun, bis ToDo die Aufgaben ablösen kann.
Danke vielmals für die Tipps. Vorallem das mit den Quicksteps hat mir sehr geholfen. Musste es aber noch erstellen (ist Standard nicht drin)
Tolles Video! Danke! Ich bin großer Fan von ToDo. Jedoch ist die aktuelle Implementierung in Outlook unzureichend; kein Hinzufügen von Screenshots direkt in der Aufgabe, Anhänge offnen die Webapp von Outlook,… Aber wir werden nehmen müssen, was wir vorgesetzt bekommen.
Vielen Dank!
Kann man aus ToDo heraus auch Aufgaben an eine andere Person zuweisen (delegieren)?
Super Video. Wie kann ich mit Microsoft To Do auch Aufgaben an andere Personen in meinem Team verteilen?
Super Video – Danke
Ich habe noch eine andere Frage, welche Software setzt ihr ein, um den PC-Monitor abzufilmen?
Ist es möglich, Outlook 2016 mit einem lokalem Exchangeserver, mit To-do zu verbinden?
Sehr gut zusammengefasst und informativ, vielen Dank für das Video. Dennoch – ich werde mit ToDo nicht warm. Wenn ich die Ansicht so customizen kann, wie ich es in Outlook handhabe, dann ja. Ich brauche einfach diese Gruppierung nach Fälligkeit, innerhalb der Gruppierung die Sortierung nach Startdatum, die Darstellung der Liste wahlweise auf- oder absteigend, die Formatierung der Schrift (Farbe, fett/nicht fett) je nach fällig/überfällig/nicht fällig aber begonnen. Ich hoffe sehr, dass MS ebenso wie bei OneNote Desktop liefert und alles noch in ToDo einbaut, bevor die Aufgaben aus Outlook raus fliegen.
Werden denn die Aufgaben der verschiedenen Listen auch komprimiert in „Mein Tag“ usw. angezeigt oder muss man dann jede Liste einzeln überwachen?
Ich finde das schlimmste an der App, dass überfällige Aufgaben nicht in meinem Tag erscheinen. Ich finde damit wird das ganze Tool unbrauchbar.
Vielen Dank – neu gelernt habe ich die Verwendung von Hashtags sowie die Icons für die Listen. Das war mir noch nicht aufgefallen. Außerdem ist der Tipp, in Outlook die Aufgaben per Quick Step einzurichten, sehr gut.
Einen Punkt möchte ich aber noch ergänzen/korrigieren: Bei To Do fehlt noch eine Möglichkeit, die es bislang nur bei Outlook Aufgaben gibt. Ich arbeite sehr viel mit Serienaufgaben/Wiederholungen. Die lassen sich in Outlook sehr viel besser und präziser einstellen. Insbesondere, und das benötige ich oft, kann man eine Wiederholung so einrichten, dass sie x Tage/Wochen/Monate nach Abschluss der letzten Aufgabe wiederholt wird. Für mich ist diese Funktion unverzichtbar.
Ich bin ansonsten immer höchst begeistert von Euren Videos :-).
Hallo Marcel, besten Dank erstmal für das erneut interessante Video. Ich nutze ToDo schon lange (rein privat) auf PC, iPhone und iPad, aber in Outlook (es ist in der Seitenleiste aktiviert) funktioniert es nicht so richtig. Beispiel: Ich kann nicht, wie bei den klassischen Aufgaben) eine Aufgabe aus einer Mail erstellen durch Ziehen derselben auf den Button (rechte oder linke MT) . Über das Menü "Aufgabe erstellen" entsteht zwar eine neue Aufgabe, aber ohne Bezug zur Mail. Über den QuickLink "Aufgabe mit Anhang" funktioniert es dann, aber nun ist die Mail verschwunden und die Aufgabe taucht in der rechten Aufgabenleiste zwar auf, aber nicht in ToDo, weder in Outlook noch in IOS. Das ist so leider unbrauchbar. Also werde ich in Outlook links wieder den alten Button Aufgaben aktivieren. Oder gibt es eine Abhilfe?
PS Den zweiten Fehler (Aufgabe fehlt in ToDo) habe ich klären können: Die betr. E-Mail kam nicht über mein Outlook-Mailkonto und tauchte in der Aufgabenliste des lokalen "Kontos" auf (Outlook.pst). Nach Verschieben der Aufgabe aus dieser Liste in diejenige des Outlook-Mailkontos erscheint sie nun auch in ToDo. Uwe
Gutes – wie meist – Video. Outlook Aufgaben ist leider nicht ident mit TODO. So fehlen in TODO z.B. Status (in Bearbeitung, warten auf), Kategorien (geht in TODO nur in WEBAPP) und noch einiges mehr. Fazit: Outlook Aufgaben hat noch einige Features mehr die in TODO noch fehlen. Vice Versa fehlen die Teilschritte …
Als Standortleiter in England verwalte ich alle Aufgaben über Tasks und ToDos. Erstaunlich wie gut man damit viele Aufgaben im Überblick haben kann. Wenn man sich parallel dazu noch die Projektaufträge mit GPT schreiben lässt, ist es doch erstaunlich wieviel Themen man an einem Tag abarbeiten kann. Ich finde es Schade, dass mit Drag&Drop die Aufgaben nicht auf einen anderen Tag verschieben kann.
Ich nutze die zusätzlichen Listen nicht, um Aufgaben eines Projekts zu bündeln, sondern um diese in die Kategorien Diese Woche, Nächste Woche, Diesen Monat, Nächsten Monat und Irgendwann einzuteilen. Ein Fälligkeitsdatum gibt es dann nur für die Aufgaben dieser Woche bzw. am Ende der Woche für die der nachfolgenden Woche. Dass ich nächsten Monat meine Steuererklärung machen muss, ist meist klar, dabei ist es aber heute noch völlig egal, ob ich diese am 14. oder 17. erledige. So spare ich es mir, irgendwelche Phantasietermine zu vergeben. Carl Pullein erklärt das Prinzip sehr schön in seinen Videos.
Du hast mich überzeugt, von ToDo nach Aufgaben umzuschalten. Das hat sich auch bewährt. Und jetzt wieder zurück?
Vom Namen her ist das Fälligkeitsdatum das Datum, in dem eine Aufgabe erledigt sein muss. Von der Idee von "Mein Tag" her und auch von meiner Praxis her verwende ich das Fälligkeitsdatum als das Datum, an dem ich an der Aufgabe arbeiten will. Daraus ergibt sich, dass sich ganz normal das Fälligkeitsdatum immer Tag für Tag nach hinten verschiebt. Ist das jetzt gut? Und wie kennzeichne ich tatsächliche Fälligkeitsdaten?
ich habe eine Frage: unter 'Mein Tag' werden mir rechts immer 'Vorschläge' angezeigt. Ich möchte die aber dauerhaft ausgeblendet haben. Aber selbst wenn ich die wegklicke, erscheinen sie immer wieder. In den Einstellungen finde ich nichts passendes. Haben Sie eine Lösung?
Vielen Dank
Meine Tochter liebt das Geräusch, wenn eine Aufgabe erledigt ist. Wenn ich auf mein Handy kurz nicht aufpasse, sind dann schnell Aufgaben für immer im Nirvana 🤷♂️
Hallo kann ich in Outlook kategorisiert Aufgaben oder Mails in todo sehen?
Mir fehlen die Sortierfunktionen von Outlook. Zum Beispiel nach Kategorien und Fälligkeit. Gibt es da vielleicht einen alternativen Workflow? Ansonsten finfde😢ich nämlich ToDo modern und gut…
Da wir einen lokalen Exchange Server haben frage ich mich wie ich To-Do mit den Quick-Steps verwenden kann. Reicht es aus den Windows Account auch in Outlook zu hinterlegen?